Heizkostenabrechnungen prüfen – Viele sind fehlerhaft
Sie haben einen aufmerksamen und gewissenhaften Vermieter, der Ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch stets korrekt abrechnet? Herzlichen Glückwunsch, denn dann gehören Sie einer Untersuchung der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz zufolge in deren Stichprobe zu einer Minderheit. Von den 1.046 begutachteten Heizkostenabrechnungen war lediglich etwa ein Drittel nicht zu beanstanden, rund zwei Drittel dagegen fehlerhaft oder klärungsbedürftig (Marktwächter Energie, August 2018). Ein starkes Stück, zumal die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden können. So zahlt man im ungünstigsten Fall für die Anfertigung einer Abrechnung, in der dann viel höhere Summen in Rechnung gestellt werden als berechtigt.
Das Wichtigste in Kürze
- In einer Stichprobe der Verbraucherzentrale waren rund zwei Drittel der Heizkostenabrechnungen fehlerhaft oder klärungsbedürftig – Nachrechnen zahlt sich aus.
- Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten werden nach Verbrauch abgerechnet, der Rest meist nach der Wohnfläche.
- Rechnet der Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen.
- Einwendungen sind zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung möglich – vorher Belegeinsicht verlangen.
Der Vermieter ist, bis auf wenige Ausnahmen, durch die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Wärme und Warmwasser verpflichtet. Heizkosten müssen zu mindestens 50, maximal 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Auf dem Weg zur korrekten Kostenaufstellung gibt es viele Stolpersteine, die manch einen Vermieter auch unbewusst aus dem Tritt bringen können. Als Mieter sollten Sie über die häufigsten Fehler in Heizkostenabrechnungen informiert sein, um Ihre eigene Heizkostenabrechnung kritisch überprüfen zu können. Wir stellen Ihnen die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung im Folgenden vor. Zögern Sie bei Zweifeln nicht, sich fachkundigen Rat zu holen. Entsprechende Angebote und Informationen gibt es für wenig Geld beispielsweise bei den Verbraucherzentralen, dem Mieterbund und dem Bund der Energieverbraucher.
Wie kommt die Heizkostenabrechnung zustande?
Die entstehenden Heizkosten in Mehrparteien-Häusern dürfen in der Regel nur zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Grund dafür sind bestimmte Aufwendungen, wie für den Wärmeverlust, der durch undichte Leitungen oder schlecht gedämmte Häuser entsteht. Diese so genannten Festkosten fallen unabhängig vom individuellen Verbrauch an und werden daher meist nach der jeweiligen Wohnfläche aufgeteilt. Die individuellen Verbrauchskosten dagegen müssen anteilig ermittelt und in Rechnung gestellt werden. Das erfolgt meist über Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler, die an den Heizkörpern angebracht sind.
Überprüfen Sie bei der Heizkostenabrechnung zunächst, ob tatsächlich maximal 70 % der Kosten verbrauchsabhängig berechnet wurden. Lesen Sie zuvor in Ihrem Mietvertrag nach, welches Verhältnis in Ihrem individuellen Fall zur Abrechnung zugrunde gelegt wird – festlegen und ändern darf es der Gebäudeeigentümer (§ 6 Absatz 4 HeizkostenV). Vorsicht ist geboten, denn die Messungen werden oftmals nicht vom Vermieter selbst, sondern von externen Dienstleistern durchgeführt. Da diese Abrechnungen beim Vermieter lediglich als durchlaufende Posten verbucht und an die Mieter weitergegeben werden, ist die Motivation für eine eingehende Überprüfung bei manchen Vermietern nicht sehr hoch.
Worauf muss ich bei der Heizkostenabrechnung achten?
Ziehen Sie zum Vergleich am besten Ihre Heizkostenabrechnungen der Vorjahre heran und schauen Sie sich den Abrechnungszeitraum der neuen Heizkostenabrechnung an. Achten Sie darauf, dass der Zeitraum der neuen Rechnung direkt an den alten anschließt. Das Abrechnungsjahr muss nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, doch darf es höchstens zwölf Monate umfassen. Andernfalls dürften Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Verbrauch und Ihr Heizverhalten mit dem der Vorjahre in Bezug zu setzen und zu vergleichen. Die Heizkostenabrechnung muss zudem spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen zugehen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie mögliche Nachzahlungen in der Regel nicht leisten – außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Mögliche Rückerstattungen muss der Vermieter allerdings auch noch nach Ablauf der Frist erstatten.
In der Folge sollten Sie den angegebenen Brennstoffverbrauch überprüfen, da dieser Bereich in der Marktwächter-Untersuchung zu den häufigsten Fehlerquellen zählte. Schauen Sie zunächst, ob der in der Heizkostenabrechnung gestellte Brennstoffbezug tatsächlich aus dem angegebenen Abrechnungszeitraum stammt. Ist in der Brennstoffrechnung kein Datum angegeben, gilt dies als Fehler: Schließlich können Sie die Richtigkeit der Angaben und damit die korrekte Berechnung ohne diese Information nicht nachvollziehen. Nahezu selbstverständlich sollte außerdem sein, dass der exakte Verbrauch sowie die zugrunde gelegte Mengeneinheit in der Rechnung aufgeführt sind. Die verbrauchten Kilowattstunden sind nach Menge des verbrauchten Brennstoffs (Heizöl in Liter, Gas in Kubikmeter) anzugeben. Mit unserem Gasverbrauch-Umrechner können Sie die angegebenen Daten auf Ihre Gasrechnung überprüfen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Sie auch dies besser selbst in der Heizkostenabrechnung nachprüfen.
Hinsichtlich des Verbrauchs sollten der Anfangs- und der Restbestand zum Zeitpunkt der Abrechnung nachvollziehbar sein; ausweisen muss der Vermieter sie laut BGH aber nicht. Es ist in der Regel nicht zulässig, einfach die Werte aus dem Vorjahr zu übernehmen oder beide Werte mit null Litern anzugeben. Insbesondere bei Ölheizungen sollte penibel auf die richtige Ermittlung der Verbrauchswerte geachtet werden. Im Grunde ist es ganz einfach: Sie zahlen den Bestand zu Beginn der Periode plus eventueller Nachfüllungen während der Abrechnungsperiode und ziehen davon den Bestand am Ende des Abrechnungszeitraums ab.
Seit der Erneuerung der Heizkostenverordnung, die am 1. Dezember 2021 in Kraft trat, muss Ihr Vermieter zudem detaillierte Informationen zum Energieverbrauch und den eingesetzten Brennstoffen angeben (§ 6a Absatz 3 HeizkostenV). Teil der Auskunft müssen folgende Punkte sein:
- Brennstoffmix, bei Versorgung mit Fernwärme müssen die jährlichen Treibhausgasemissionen und der Primärenergiefaktor des Netzes angegeben werden (bei Netzen unter 20 Megawatt seit 2022)
- Steuern und Abgaben
- Informationen zum Versorger, zur Verbraucherorganisation zur Streitschlichtung über die Schlichtungsstelle
- Normwerte bzw. Verbrauchswerte vergleichbarer Objekte
- die Entgelte für Miete, Eichung, Ablesung und Abrechnung der Messgeräte
- ein witterungsbereinigter Vergleich Ihres Verbrauchs mit dem Vorjahreszeitraum
Diese Liste gilt, wenn die Abrechnung auf dem tatsächlichen Verbrauch oder auf Ablesewerten von Heizkostenverteilern beruht; andernfalls muss der Vermieter nur über Verbraucherorganisationen und Streitbeilegung informieren (§ 6a Absatz 5 HeizkostenV). Die unterjährigen Verbrauchsinformationen setzen fernablesbare Messgeräte voraus – und die werden gerade zum Standard. Wärme- und Warmwasserzähler sowie Heizkostenverteiler, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen fernablesbar sein; alle älteren Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Absatz 2 und 3 HeizkostenV). Ausnahmen gibt es nur, wenn das technisch nicht möglich ist oder im Einzelfall eine unbillige Härte bedeuten würde.
Ist in Ihrer Wohnung bereits fernablesbare Technik verbaut, steht Ihnen zusätzlich eine monatliche Verbrauchsinformation zu: der Verbrauch des Vormonats in Kilowattstunden, dazu der Vergleich mit dem Vormonat, mit demselben Monat des Vorjahres und mit einem Durchschnittsnutzer (§ 6a Absatz 1 Nummer 2 und Absatz 2 HeizkostenV).
Wie werden die CO₂-Kosten aufgeteilt?
Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 trägt der Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten, die über den nationalen Brennstoffemissionshandel auf Erdgas, Heizöl und Flüssiggas anfallen. Wie hoch sein Anteil ist, richtet sich nach dem Kohlendioxid-Ausstoß des Gebäudes: Je mehr Kohlendioxid pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr entsteht, desto mehr zahlt der Vermieter – in der höchsten Stufe 95 Prozent. Ihren Anteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen muss er in der Heizkostenabrechnung ausweisen (§ 7 Absatz 3 CO2KostAufG). Prüfen können Sie das nur mit den Rechnungen des Brennstofflieferanten – lassen Sie sich diese Belege zeigen.
Wer trägt welchen Anteil an den CO₂-Kosten?
Suchen Sie den Wert in Kilogramm CO₂ je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr auf Ihrer Abrechnung und lesen Sie Ihren Anteil in der Zeile darunter ab.
| CO₂-Ausstoß in kg/m²·a | Anteil Mieter | Anteil Vermieter |
|---|---|---|
| unter 12 | 100 % | 0 % |
| 12 bis unter 17 | 90 % | 10 % |
| 17 bis unter 22 | 80 % | 20 % |
| 22 bis unter 27 | 70 % | 30 % |
| 27 bis unter 32 | 60 % | 40 % |
| 32 bis unter 37 | 50 % | 50 % |
| 37 bis unter 42 | 40 % | 60 % |
| 42 bis unter 47 | 30 % | 70 % |
| 47 bis unter 52 | 20 % | 80 % |
| 52 und mehr | 5 % | 95 % |
Gilt für Wohngebäude. Stehen öffentlich-rechtliche Vorgaben wie Denkmalschutz oder ein Anschluss- und Benutzungszwang einer wesentlichen energetischen Verbesserung entgegen, halbiert sich der Anteil des Vermieters; ganz entfällt die Aufteilung nur, wenn solche Vorgaben zugleich einer wesentlichen Verbesserung der Wärme- und Warmwasserversorgung entgegenstehen – nachweisen muss er das (§ 9 CO2KostAufG). Versorgen Sie sich selbst mit Wärme, müssen Sie die Erstattung seines Anteils innerhalb von zwölf Monaten nach der Abrechnung Ihres Lieferanten in Textform verlangen (§ 6 Absatz 2 CO2KostAufG).
Einer für alle und alle für einen
Auch bei der Umlegung von Gemeinschaftskosten sowie der Berechnung von Teilkosten lauert eine Vielzahl von Fehlerquellen. Fragen Sie nach, wenn Pauschalen oder Schätzwerte in der Heizkostenabrechnung aufgeführt sind. Manch ein Vermieter rechnet beispielsweise die Gesamtkosten für die Warmwasseraufbereitung nach einem festen Satz ab. Tatsächlich ist dies jedoch nur in sehr wenigen Ausnahmefällen zulässig. Darüber hinaus sollten sie auch andere, zunächst scheinbar plausible Rechnungsposten mit den Kosten aus dem Vorjahr vergleichen. Als Faustregel gilt, dass große Abweichungen zum Vorjahr hellhörig machen sollten. Nicht immer ist zwangsläufig fehlerhaft zu Werke gegangen worden. Es soll jedoch auch Vermieter geben, die eigentlich nicht umlagefähige Kosten auf diese Weise auf ihre Mieter abzuwälzen versuchen.
Das Gebot der Transparenz bei der Heizkostenabrechnung gilt auch bei der Erfassung des Wärmeverbrauchs, sowohl für die unterschiedliche Nutzung von Räumen innerhalb eines Gebäudes (zum Beispiel Wohn- und Geschäftsräume) als auch für unterschiedliche Messverfahren (zum Beispiel Wärmeverdunster und Mengenzähler). Die Aufschlüsselung muss so konkret und ausführlich gehalten sein, dass der Mieter die Berechnung der eigenen Kosten nachvollziehen kann. In der Praxis wird diese Aufteilung oftmals falsch durchgeführt oder zumindest nicht verständlich auf der Abrechnung vermittelt. Darauf sollten Sie jedoch bestehen, schließlich bezahlt niemand gerne die Heizkosten der Nachbarn mit – auch wenn es sich um nette Nachbarn handelt. Außerdem ist gesetzlich geregelt, dass Gewerberäume mit überdurchschnittlichem Wärmebedarf gesondert vorerfasst werden können (§ 5 Absatz 7 HeizkostenV) und dass ihr Vermieter keinesfalls die Heizkosten von leer stehenden Räumen auf die Mieter umlegen darf. Wenn Sie auf Unstimmigkeiten stoßen, sollten Sie handeln. Der Mieterbund und Verbraucherzentralen sind dann ideale Ansprechpartner.
Was tun, wenn die Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist?
Für Einwendungen gegen die Abrechnung haben Sie zwölf Monate ab deren Zugang Zeit; danach sind sie in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Absatz 3 Satz 5 BGB). Verlangen Sie zuerst Einsicht in die Belege, auf denen die Abrechnung beruht – dieses Recht steht Ihnen ausdrücklich zu, der Vermieter darf die Unterlagen auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Absatz 4 BGB). Den Widerspruch sollten Sie schriftlich und nachweisbar einlegen, etwa per Einwurfeinschreiben. Eine strittige Nachzahlung können Sie in der Zwischenzeit mit dem Verwendungszweck „unter Vorbehalt der Rückforderung“ überweisen: Das hält Ihren Rückforderungsanspruch offen, ersetzt den fristgerechten Widerspruch aber nicht. Dieselben Fristen gelten für die übrige Nebenkostenabrechnung.
Wann Sie Ihren Heizkostenanteil kürzen dürfen
- 15 ProzentWird entgegen der Heizkostenverordnung gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet – etwa alles pauschal nach Wohnfläche –, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Absatz 1 Satz 1 HeizkostenV).
- 3 ProzentFehlt die vorgeschriebene fernablesbare Messtechnik, oder fehlen die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV ganz oder teilweise, sind 3 Prozent möglich (§ 12 Absatz 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV).
- 3 Prozent bei fehlender CO₂-AufteilungWeist die Abrechnung Ihren CO₂-Kostenanteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen nicht aus, greift ein eigenes Kürzungsrecht (§ 7 Absatz 4 CO2KostAufG).
- Nicht im WohnungseigentumZwischen einzelnem Wohnungseigentümer und Eigentümergemeinschaft gelten diese Kürzungsrechte nicht; dort bleibt es bei den allgemeinen Vorschriften (§ 12 Absatz 1 Satz 4 HeizkostenV).
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